自定义格式竟然还能让excel图表可视化?

今日分享主题:Excel中的自定义格式如何可视化数值。

先说明下:本文操作使用的是2019版本,2013版本以上操作界面也差不多。如果是2013以下版本,操作界面可能会有差异,但功能都有,要自己找找。

昨天我们分享了借助Excel内置图标集来可视化变化率的方法,并且在文章的结尾提到还有一种方法也常常用来可视化变化率。今天就继续来分享第二种方法:自定义格式。

什么是自定义格式呢?是针对数字的常规格式而言的,如果常规格式不满足你的需求,你就可以对数字格式进行自定义。

如果你需要自定义数字格式,在Excel中可以通过这样的路径找到:开始→数字→设置单元格格式→分类→自定义。

你能看到,右边有非常多的自定义格式类型供我们选择(右边的滚动条还可以往下)。很多人对自定义格式感到陌生,所以我先稍微简单介绍下原理:

在自定义格式代码中,最多可以指定4个节,每个节之间用分号进行分隔,这4个节顺序定义了格式中的正数、负数、零和文本。我以上图中第1个完整的自定义格式为例:_ * #,##0_ ;_ * -#,##0_ ;_ * “-“_ ;_ @_ 。第1个分号前代表正数,第2个分号前代表负数,第3个分号前代表0,第4个分号前代表文本。

我们今天是要对增长率的数值进行可视化,按照昨天的标准,是将数值大小分为3个区间:小于0,等于0以及大于0。正好可以借助刚才讲的自定义。

同时,我们还需要用不同颜色来区分每个区间:小于0用红色,等于0用黄色,大于0用绿色。那在这里,颜色要怎么体现呢?

我们再回到自定义格式中,可以看到“[红色]”这个代表颜色的格式。事实上,在自定义格式设置中,中括号[]表示条件,中括号[]中的颜色用指定的颜色显示字符。可有八种颜色可选:红色、黑色、黄色,绿色、白色、小编、青色和洋红。

好,现在知道了这些,我们再以昨天例子为例,假如这是A公司2020年1~5月累计收入,以及同期变化率(相比2019年1~5月累计收入)

这样一组数据,我们现在通过自定义C2:C8单元格格式,来可视化变化率。

这个自定义格式是怎么设置的呢?我先把设置好的自定义格式写出来:[绿色]▲* 0%;[红色]▼* -0%;-。有了前面的介绍,对照上图这个效果,这个格式就比较好理解了。

第1个分号前面是表示正数,因为这里是增长率,所以用0%表示。同时,大于0的增长率,我们要显示绿色,所以用[绿色]表示,另外,我们还借用了三角形来呈现,所以加了▲。

同理,第2个分号前面是表示负数,所以用-0%表示。同时,小于0的增长率,我们要显示红色,所以用[红色]表示,另外加了▼。第3个分号前面的“-”,是表示零的情况不显示任何内容。

当然,这里大家还看到正数与负数中间都加了一个“* ”(星号与空格),这是为了保证自定义格式后,符号与数据之间是对齐的,毕竟增长率数值未必都是1位数。

具体为何要这样加,这就还是涉及到自定义格式的原理。关于自定义格式问题,内容会比较细碎,今天就不具体展开,以后再为大家分享。

当然,还可以再稍微补充一下:刚才自定义格式中的▲▼如何输入呢。其实这是一个Excel内置的符号。你可以通过这样的路径来找:插入→符号→符号→字体→Segoe UI Symbol→子集→几何图形符。

最后,再比较下昨天分享的图标集方法,自定义格式方法中,如果你对自定义格式中的颜色不满意,也可以调整。虽然前面说了默认只能选择8种,但这8种是主题颜色,你也可以更改主题颜色的配色,具体后面再说。

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