坚果芸
国内好用的企业协同办公软件？那肯定是坚果云啊！我们致力于为个人、团队和企业提供超越同步网盘的服务，致力于成为提升企业协作办公效率的好用工具。
今天跟大家分享，怎么使用坚果云开展高效的多人协作办公。
1.不改变团队原有的办公方式
每一个团队在建立框架或梳理框架的时候，坚果云不会改变原有的习惯，只会在重现框架的同时，让团队协作更系统化、规范化，提升办公效率。
2.坚果云思维导图梳理团队架构
每一个团队的组织框架都是不一样的，所以可以用坚果云思维导图梳理出组织架构。这是整个团队的基本功能，根据每个人的角色、每个人负责的工作，结合具体的工作内容来划分。
比如说：有一些团队会按照部门的形式，有一些团队会根据人员的方式，有一些团队会按照项目的形式，来构成自己的团队架构。每个团队都有独特的基因，所以团队架构具有唯一性，没有统一的形式，基于坚果云的团队版协作最核心的地方是适合自己的办公体系，原来是怎么运行，现在就怎么运行。
3.搭建自己的团队架构
原则：一个中心，一个节点
一个中心是以「超级管理员」为中心。
在使用团队版的时候，切记不要让团队成员随便建立文件夹，公司各部门的文件夹是公司组织架构的体现，为了避免团队成员根据自己的喜好建立文件夹，造成文件错乱，无法分清是自己创建的还是公司共有文件夹，公司「各部门」的根目录文件夹应该由团队版「超级管理员」建立，并由「超级管理员」统一进行管理。
一个节点是以「管理员」为关键节点。
「超级管理员」作为文件拥有者，部门负责人可以设置为「管理员」，让「管理员」对各个部门的二级文件进行细化管理，「管理员」对于其所属的文件夹具有管理的权限，可以进行修改删除等操作。这样的话，遇到发生员工更换部门、员工新入职、员工离职等变动时，「管理员」就可以对员工进行调整，不用说每次都要「超级管理员」去调整。
除此之外，通过坚果云，我们可以保证公司数据安全。通过坚果云灵活设定每个同事对同步文件夹的访问权限，有上传下载、只可下载、只可上传、只可预览、管理员和拥有者六种权限，没有权限就无法访问任何文件。每个同事只可访问和他职能相关的文件，这样即使有人故意泄露数据，也无法获得团队所有资料。
要改变过去文件管理混乱的的习惯，实现从0到1是最困难的，当跨越了这个初始阶段，就显得容易多了。让每一个文件的管理流程化，不断更新，进入良性的主动迭代。
文件管理可能不会给你带来即时收获，但让团队慢慢形成自己的知识库，可以让团队所有成员提高办公效率。
4.新建一个属于你的「文件夹」
在搭建团队过程中，文件夹一多，就很难记住，不管是按照部门或者项目等形式划分都好，如果都是「与我无关」的文件夹，反而不利于团队的协作。
针对团队的特殊性，我们采取的方案是按照人员划分团队的体系，用团队里面的人员「姓名」构成团的文件夹体系，因为人本身是「自带属性」的，不是单纯无意义的文件夹，人的姓名比一个冰冷的文件夹更容易被记住。要用什么文件的时候，以「姓名」来定位搜索，准确知道某个人当下处理的工作。
除此之外，有些团队会另外搭建名为「SOP」的文件夹。用于团队存放所有文件的模板库，收集已完成的文稿，并将经手的文件分类梳理升级出一个流程化、规范化的标准模板，下次出现同样类型的文件时，就可以直接调用。让过去所有努力都可以积累，也让所有努力在将来可以迭代，而不是每次从零开始，减少重复性的工作。
