企业网盘让团队协作变得高效,办公更省心!

企业网盘让团队协作变得高效,办公更省心!同事就是指行事相同、相与共事、执掌同一事务、共事的人,在职场生活中总是免不了要和同事之间有合作关系,共同完成一些工作项目。

一般来说,协同办公效率越高,项目完成进度越快,优秀的团队成员之间互相配合可以达到1+1>2的效果。但很多时候团队之间的合作总是存在一些或多或少的问题,不仅影响工作进度,还会造成同事之间产生矛盾,影响团队氛围。

项目协作场景假设

某个项目中,小A和小B需要共同负责一个标书的撰写,由领导C负责审核确定。小D是项目中的成员之一,但是不参与标书的撰写工作。

1、小A和小B在工作中主要通过微信、QQ等通讯工具交流,比如交换自己写好的文档、相互给对方的文字检查并提出建议。在多次传输文档中,因为改动过多产生多个文件版本,最后很容易造成文件版本混乱。

2、小A和小B将写好的文件分别发给领导C审核,领导C作出批改后分别发给两人进行修改,但经常将双方的文档弄混,而且沟通过程非常耗费时间,比如两人同时存在的问题需要分别指出两次。

3、小A和小B修改到第六个版本时,领导C突然觉得第二个版本还是最合适,但是小A和小B并没有保存历史版本,只能祈祷数百条的聊天记录没有被删除,能找回第二个版本。

4、小A和小B的标书做好后存放至公司共享目录后,被小D无意中删除文件了,小A和小B对小D心生怨气,万念俱灰。

以上场景充分暴露了团队分工合作时的文件管理难题,那么如何解决这个协作办公中遇到的这些问题呢?企业需要一种新型的办公方式,减少协作阻力,让同事之间能够高效共同完成项目。

比如企业网盘采用协同办公的解决方案,可对文件发起协同,邀请参与人员共同加入团队协作中,并分配每个人的操作权限。项目结束后,协同小组可随时解散,为企业创造高效、简便、快捷的团队协作管理模式。除此之外,企业网盘多人在线编辑、历史版本、文件锁定、分级权限等功能,避免协同工作中遇到的尴尬问题。

协同文件

创建协同后,系统自动给参与人发送消息提醒,告知协同事宜,所有参与人均可看到协同文件,无需对每个人进行资料分发,大大节省时间,提高工作效率。

比如上述场景中,领导C可以将项目素材放置于协同文件中,项目成员可以直接登录云盘获得文件。

多人在线编辑

企业网盘内置的文档可支持多个用户在线编辑,如果多个同事同时编辑文档时,对方编辑文件的实况会及时传输过来,可以看到对方的动态。

文件提供文件评论功能,群组内用户可以对文件进行评论,评论后文件上传者会收到消息推送并可以进行回复,节省沟通时间。

比如小A和小B也可以在协同文件中同时编辑文档,随时能掌握对方的工作动态,通过对文件进行评论来交流工作。领导C也可以通过登录云盘,对提交的标书文档进行批改。

权限设置

企业网盘可根据团队成员不同分工合理分配不同文件的操作权限,在权限范围内各司其职,也避免了文件泄密和成员误操作风险。

比如上述小A和小B的文件被删就是因为团队成员对于文件没有权限设置。在企业网盘中,领导C可以将小A和小B的文件设置为只有小A、小B以及上司可以查看、编辑,而小D对于文件只有访问权限,没有编辑和删除的权限。

历史文件恢复

文件支持历史版本管理,可对历史版本添加备注,支持历史版本对比功能,方便信息汇总。

比如小A、小B负责的标书,被编辑、修改的操作会被记录下来,可以通过历史版本对比发现标书修改的部分。而当领导C最终确定采用第二个版本时,直接从历史版本恢复即可。

文件锁定

基于群组协作机制,提供文件锁定功能,用户锁定文件后,其他群组用户只可预览文件,无法编辑。

比如小A、小B负责的标书确定版本后,领导C可以将文件锁定,小A、小B或者其他人都无法编辑文档,避免文件被无意中打开修改。

当习惯科技发展带来的生活便利,怎能在工作中禁锢于传统的办公方式呢?企业网盘以用户需求为导向,不断完善自身产品,为用户带来更高的体验。在企业网盘的使用中,协同办公变得轻松又高效,是新时代的办公新模式。

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