坚果芸
企业如何高效管理文档，首先我们逐一分析题主公司面临的问题：
现状：「集团各分子公司及高管会将呈送给董事长的文件发给总裁办秘书……电子版分文件夹分公司分部门保存，用Excel建立电子目录……」
分析：各部门同事之间频繁的文件分享，不仅过程繁琐，而且容易搞混。借助坚果云，则可以根据具体场景，创建可以实时同步的共享文件夹。这样需要共享文件的部门、同事无需再主动传递文件，即可轻松实现文件自动同步、留存。
比方说，董秘可以创建「XX集团高管文件」文件夹，下设不同高管对应的文件夹，比如「张总」、「王总」等，这样不同高管只需将需要共享的文件定期存放在对应的位置即可。
具体如何建立有效的「公司文件管理」，你可以查看吴海汆老师关于公司文件管理的相关回答。
确定好文件管理体系后，还有可能面临两个问题：
文件权限问题。比如根据集团规定，公司、部门之间禁止阅览彼此文件；
文件改动问题。比如张总可能私自修改了一份文件，导致和原始数据不符，难以查证等。
而坚果云的「文件权限」和「文件时光机」则恰如其分的解决了类似的问题。
比如坚果云可以根据实际需要，设定对应的访问权限：上传下载、只可下载、只可上传等等。
坚果云权限管理
而坚果云「文件时光机」，则可以可以自动备份文件每一次的历史修改版本，你可以随时选择恢复对应时间的文件版本。此外，坚果云还会记录下不同版本由谁改动，再也不怕莫名背锅。
你也不用担心因为误删等情况造成的文件损失，除非是你主动选择「文件粉碎」（文件粉碎步骤较为繁琐，需手动输入确认，杜绝了意外误删的可能），否则可以随时从「回收站」恢复任意时间被删的文件。
当然，坚果云在保护数据安全的努力远不止此。
如果你对文件安全有更高的要求，你还可以开启坚果云客户端密码锁功能，这样能够保证无论手机还是电脑借出或丢失的时候，其他人无法启动坚果云访问工作文件。
如果某位员工离职，坚果云还可以通过远程擦除数据（包括“擦除”本地文件），对特定人员设置可以访问文件的IP地址来防止出现文件泄露的风险（比如防止有人恶意删除或泄露重要文件）。
题主还提到一点，「纸质版是否有必要留存，或者直接销毁更为合适？」：
自2012年正式开放注册以来，坚果云安全稳定地管理着数PB（1PB=1024T=1048576GB），超过100亿个企业文件，从未发生数据事故，服务从未间断。
所以，既然纸质版文件本来就是由电子版转印而成，电子档文件又存放在坚果云中，那就没有保留的必要。
不过如果董事长批阅过的文件，还是需要保存的。
你可以借助坚果云旗下的产品，「坚果云扫描」，轻松将纸质文档转化成清晰规整的电子档格式，坚果云扫描会将扫描结果自动上传并同步。
