坚果云教你PDCA原则

坚果云今天再次给大家讲讲软件操作以外的，能尝试按受用的工作技巧。

《 让自己快速进化的PDCA 》这本书中提到，因为某种原因，人们制定了工作、生活计划，但是我们却会因为这样那样的原因没有办法如期完成计划，尽管这个过程我们也是全力以赴，那问题出在哪里？要怎么解决？这里想给大家介绍一下PDCA原则

PDCA原则简单来说就分为四点：

• 计划 — Plan
• 执行 — Do
• 检查 — Check
• 行动(纠正调整) – Act（Adjust）

 

很简单吧，计划制定是第一步，当我们用心执行完之后，还需要将执行结果和计划预期做比对分析，看看问题在什么地方，哪里需要调整，什么地方需要改进，帮助下一次计划制定和执行做的更好！

 

一、P – Plan – 计划

这个方法的第一步就是制定一个计划。

大部分人制定计划都是罗列待办事项，让自己知道今天要做哪些事，然后根据待办事项去执行，没做完一件事情就画一条删除线，等一天过完的时候，事情都做完了，成就感也满满的爆棚。

当然，以上是最理想的状态。

为什么我的计划总是完成不了？原因在于制定计划阶段，大家忽略了一个非常关键的因素 — 取舍。

这和断舍离是差不多的意思，因为心理上总是认为这件事情我应该要做，可能需要做，太高估自己的行动力了，甚至计划表详细到以分为单位，还不带延迟时间。但是人嘛，总是会有情绪和拖延的，如果任务太多，机制罢工，又没有设置延迟缓冲，可以说一整天的计划都要泡汤了。这里大家可以分两个步骤调整：

1、断舍离。在你的待办事项中标注出必须要完成的事情，以及不需要去做的事情。

2、必须要完成的事情，根据重要性和紧急情况分类。

 

二、D – Do – 执行

根据GTD法则，执行步骤可以看成是即使行动记录。你需要记录事实情况而不是自己的主观想法。

怎么说呢，比如上午十点，你的任务是把策划方案写出来，这件事情很重要，虽然截止日期还有好几天，但这个方案非常重要，需要花费大力气去做。可是领导突然过来，让你帮忙写一份PPT，下午就要用。

如果是按照理智的主管常态，我们应该拒绝领导的要求，或者这件事情缓缓再做，继续当前的方案策划。但事实情况往往不是这样。

一旦有突发情况发生，我们会率先处理那些紧急却不一样重要的事情，虽然那些“重要但不紧急”的事情才是我们理论上应该先做的，因为它可以使我们成长，对公司有利。

这样的情况经常会发生，我们能做的就是按照事实记录下执行步骤。

 

三 、 C – Check – 检查

根据执行的结果，写下和预期计划的差距，不管是顺利的成功，还是遇到了困难，都要实实在在的记录下来，并且用事实作分析。

这是非常重要的一步，你只有直到自己为什么出现问题，以及下一步如何改进，才可以做的更好。

比方说，我早上起床时间是5点，上班时间是8点，这中间有3个小时，我计划自己看书 1 小时，写作 1 小时，运动 1 小时。

这看起来美美的，但是第一次执行就失败，因为早上运动，对我来说就困难。

早上起床，虽有精力，但是运动消耗太大，而且运动完还需要洗澡洗头太麻烦了，所以早上安排运动就不合适。那我就把早上时间调整成看书和写作，是先写作还是先看书？这个顺序我也有测试。

刚开始我先看书，但是觉得看书就没必要从床上爬起来，坐在床上看书，就睡着了！后面的写作时间也耽误了。于是我就调整为先写作再看书，这样时间一到点我必须从床上爬起来，但是时间太早，脑子还不清醒，没办法调动。

所以啊所以，最终我的计划调整为4:50起床，立马跳下床去书桌上，坐着看书，边看边写笔记，然后再去写作。这个方法挺适合我的，一直用到现在。

 

四、A – Act -行动

针对上一步提出的检查结果，观察、思考、记录自己的行动和改善方案。最后，也是最重要的一点，就是执行。

 

 

通过PDCA帮助你在所有的事情上都能获得良好的效率和成果，而让文件备份这样的小事都交给坚果云来做吧。