坚果课堂回顾：团队协作项目管理&SOP打造顶尖执行力

【摘要】: 已经非常努力高效的利用时间了，可为什么事情还是做不完？to do list产生的速度，超过能处理完成事情的速度？

作为知识密集型行业的代表人群，律师行业始终在探索如何高效利用时间，在有限的时间内创造出更多价值。在律师行业效率变革的驱动下，秉承效率至上的云盘服务提供商坚果云，一直致力于助力律师行业找到高效工作方式。在6月12日晚上19：30分，坚果云网盘自发举办了一场针对律师行业的任务管理及SOP线上培训，本次培训由坚果云律师行业的技术支持顾问孟颖主讲，详细阐述了多数律所存在的痛点以及解决办法，吸引了数百家律师的关注，并获得了一致好评！

如何提高律师的工作效率？律师个人效能和团队创收的瓶颈期如何突破？如何实现律所的标准流程化管理？

 

【第一步】：添加一个过滤器，你需要对所有事情进行分类和过滤

史蒂芬·柯维的《高效人士的七个习惯》是一本非常有名气的书，全世界销售逾2,000万册，雄踞《纽约时报》畅销书榜长达5年之久，而这本书的核心内容之一就是提出了“四象限法则”把所有要做的事情都分为了四个象限：重要且紧急，不重要不紧急，重要不紧急，以及紧急不重要。

我们认为事情不用搞这么复杂，有两个象限可以先不考虑，那就是“紧急且重要”和“不紧急且不重要”，因为就算不进行任何的任务管理的思考和分类，所有人也都知道如何处理，所以根本这不是律师们的关注点，所以我们要做的就是寻找“重要不紧急”以及“紧急不重要”的平衡。

很多律师团队总是说要去做市场！要打品牌！要创建自己的团队知识库！要去建立自己的优势法律产品！但好几年之后，事情还是一推再推，天天忙于应付个别客户、个别案件中这些琐碎的事情，然后自己发现，天天忙碌那些紧急但不重要”的事情，做市场大品牌的事情这类的“重要不紧急”事情却一直都没有开始；其实因为在律师团队中的职级分层，同一件事情多不同的人重要度也不一样。有些事情对于合伙人或者leader不重要，不一定意味着对律师来说不重要。每个人的工作重心和方向都是不一样的，你应该把那些不该你做的事情，委托给那些需要做这件事情的人，把属于你的工作中心的事情（比如做品牌），当作重要的事情，甚至提高优先级，变成重要且紧急的事情。

那怎么做才能一步步地踏实做完这些事情？方法也很简单，就是要对这个事情进行细化，并且设定时间的计划；比方说，我要打造我们律师团队的市场品牌，做好市场口碑，这个事情很重要，但是怎么开始做呢？如果你不去细化这个问题，你永远不会开始做，那怎么细化呢？

想一下这个事情，最简单的第一步是什么？

1. 现在自媒体的受众群体最多，那我可以建一个公众号写一些文章；
2. 做完讲座后让客户都扫码关注，增加粉丝和阅读量；
3. …

当你把一个任务分解了之后，这也是一个小目标，你就可以逼着自己去完成这些任务，这样子你就会发现，你的事情一直在推进！

现在我们知道了要把紧急不重要的事情委托给他人，重要不紧急的事情分解任务，制定计划，按部就班的推进，那怎么完成这个事呢？我只是拿口头去说任务？拿大脑记这些时间么？少的还好，如果事情多了，难免会混乱，这样就会不太现实，那怎么办呢？

 

【第二步】：你需要一个团队清单！

很多人都用过个人清单，但应该很少人用过团队清单，但是个人清单不等于团队清单。为什么我们需要一个团队清单，因为个人清单里面记得是你个人的事情。

既然事情要委托出去，如果对方是个人清单，你怎么能知道别人做了没有，做到哪了，什么时候能做完，这就变成一个大问题！所以，我们要尝试着用团队清单。

坚果云在6月发布了一个新的版本，该版本中加入了团队清单功能，把一个大任务分解为不同的阶段，又在阶段中加入可执行的小任务，可以把某个任务交给某个律师，设定完成的时间期限；

负责人创建项目，并进行分解及委托

当leader在坚果云上委托任务之后，律师的电脑上就会出现一个任务清单，也就是ToDo List，里面标明了什么时间之前要完成什么事情。做完之后，直接在任务前打勾，并且可以记录工时；

律师接收任务，任务打勾代表已完成

leader的电脑上即可看到任务已完成，如果所有的任务都已经完成了，可以直接在这里，导出工作时间；既可以作为给客户的工作报告清单，又可以做内部评估留底；

可导出报告，记录工时

我们现在知道了，要把紧急不重要的事情委托出去，把重要不紧急的事情细化，拆分，执行，那，怎么执行？执行到什么程度呢？

 

【第三部】：制定自己团队的SOP

SOP是Standard Operating Procedure，三个单词中首字母的大写 ，即标准作业程序，就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来，用来指导和规范日常的工作；

很多律所都想把自己的服务更加的产品化，那这些想法最终都指向了一个目标，这个目标就是SOP，就是规范化，那SOP怎么落地呢？

流程的规范化就是怎么去做这个事情的步骤，而文档的规范化是具体做的内容应该满足怎样的标准和怎样的要求，当把流程和文档都规范了之后，就会发现团队的SOP就非常好了！

坚果云的任务管理中，创建案件之前，会有多种流程模板供管理，可以根据自己律师的情况制作公司的模板，也可以使用平台和其他用户共享的模板：

坚果云的流程模板库

创建案件后，坚果云自动生成一个文件夹，里面涵盖了本案件需要的一切文档模板，此文档的模板亦可由团队负责人来创建。

坚果云创建的案件文件夹，涵有案件相关的文档模板

案件创建完毕后，坚果云会在参与本案件律师的电脑上推送相关的文件夹，办案律师可在电脑本地打开编辑某个文件，也可通过任务中的附件，直接打开编辑，编辑完成后，点击保存关闭，其他律师的电脑上便会同步最新的文档；无需传输，无需做多余的动作，一切就这么完成。

可在任务中直接打开所需文档

做好了流程和文档的SOP, 当一个律师接到任务后，无论他之前怎么做案子的，他拿到这份SOP之后都会按照相同的步骤和相同的要求来做；

而目前能实现既有任务又有文档的SOP，并且能把两者之间能做到如此的互联互通的，国内仅有坚果云一家；

总的来说，需要做到任务管理，需要做到三个步骤：

1. 添加一个过滤器，把所有要做的事情进行过滤；
2. 需要一个团队清单，把所有的事情记录下来

制定自己的标准化流程，让每个案件不管是哪个律师来做，都可以按照相同的步骤，相同的质量，相同的水平，把他做好；

期待各位可以学以致用，把今天学到的操作流程实践起来，制作一套属于自己团队的SOP，一劳永逸。也很期待各位能与我们分享制作心得与成果。

In the end，说说为什么要花时间学这些？

每个时代都悄悄犒赏会学习的人。能在大浪淘沙中逆流而上的人，并非有多聪明、多勤奋，而是，而是我们比他们更乐意接受新的工具和方法；不管是几千年前的镰刀锄头，还是现在的坚果云。

如果有想要进一步了解怎样使用坚果云提高工作效率的律师朋友，欢迎打开微信扫一扫下面二维码：