电脑文件乱糟糟,怎么整理?学会这 3 招就可以一劳永逸

2020年5月8日 分类:用户分享 作者:企业网盘

10年之前,初入职场的时候,我也想要有一劳永逸的办法,最好这辈子都不要去整理电脑的琐碎的文件,这样我就省心省事了。

10年之间,当我一次次迭代自己文件管理系统的时候,我发现,自己慢慢成长了。对一件事情,理解的越来越透彻。

一件简单的事,做好,也会不简单。

懂得做有效的沉淀,在沉淀之后懂得迭代升级。文件管理,已经成为我的「高效工作顾问」个人品牌重要的服务内容。

不到一年的时间,文件管理的价值从29.90元升值到50000元,翻了1666倍。

文件没有管理之前,经常是一团糟,想找文件老是找不到。文件系统化管理之后,想到就能找到,找到就能用到。内心很多坎也跨越过去了,不会厌恶打开电脑,文件再多也能够管控,工作起来也有劲,非常高效。

以下是我日常高效工作的一些经验,可以参考。

01 – 正确的「文件」命名

随着时间的推移,文件越来越多,工作时间越长,如果没有系统化管理电脑,文件会越混乱。

同一个文件,会有很多人经手。不管是一个人多台电脑,还是多个人同时修改同一个文件,这样的情况下,文件的版本就会变成很多个,要找到最终的版本,显得很费劲。

不同的人有自己处理文件的习惯。比如文件的命名,不同的人根据自己的想法,命名文件,这样就会导致彼此之间信息不对称,后期汇总文件的时候很吃力。有效的整理文件,不管是对于个人还是对于团队来说,正确的文件命名是文件管理非常重要的一步,也是非常容易被忽略的一步。

举个例子:比如上图中的施工现场签证单。

有些人喜欢命名为「签证单」,有些人喜欢命名为「施工签证单」,有些人喜欢命名为「现场签证单」,各自会根据个人爱好和认知来命名文件,这就导致了想要找这个文件的时候,出现信息不对等,找起来很困难,甚至找不到。

命名文件采用一个简单的原则:内外一致。

文件里面的名称是什么,文件的命名就是什么,保持内外一致。还是这个例子,最有效的命名应该是「施工现场签证单25」,不管有多少这样的文件产生,确保在短时间内通过「施工现场签证单25」这个关键词搜索,能够精准地在第一时间找到这个文件。

这样就可以:想到就能找到,找到就能用到。

02 – 正确的「文件夹」命名

在文件夹命名之前,要对电脑中所有文件进行梳理,搭建一个系统化的文件管理体系,这样能够保持,短时间不用经常整理文件。

除了在电脑本地备份之外,我会偏向于在网盘/云盘来搭建文件管理体系。

在「坚果云」中管理个人的文件,确保在使用多台电脑的时候,不同电脑里的文件全部同步的内容是最新的,这样的话,就要用好「我的坚果云」这个文件夹。

打开坚果云的软件界面,就会看见「我的坚果云」这个文件夹,个人的文件全部可以存放到这个文件夹,加上正确的文件夹命名方式。可以从收集、整理、归档三个维度来进行划分自己的文件夹,采用数字、文字、拼音首字母的方式结合。

收集

  • 000 – 收件箱Inbox:存放所有当前没有时间整理的文件,不管是什么格式的文件
  • 001 – 集中处理CPU:最重要的、每天都要用的、为数不多的几个核心文件

整理

  • 100 – 工作资料库GZZLK:存放跟工作相关的资料
  • 200 – 学习资料库XXZLK:存放跟学习相关的资料
  • 300 – 生活资料库SHZLK:存放跟生活相关的资料
  • 400 – 严肃的兴趣YSDXQ:存放跟兴趣相关的资料

归档

  • 500 – 存档共享CDGX:存放归档或共享的资料

文件夹采用数字编号,方便文件夹进行排序,也为了文件后期整理。这种符合工作流程的文件夹命名方式,可以持续使用,不需要经常修改。这种命名方式,覆盖了文件的基本属性,我们大多数文件无非是工作、学习和生活这几个方面。

关于二级文件夹的名称可以根据自己需求来调整,可以符合以下几个方面:

  • 有规律
  • 有迹可循
  • 切实可行,而不是停留在好看

比如工程项目文件的二级文件夹,我会采用「年月+项目名称」的方式来完成文件夹的命名。

在实际管理项目的时候,不仅要考虑公司全盘的文件管理,还要考虑文件偏多的部门。

例如项目部的文件是比较多,周期比较长,从开始到竣工,牵扯的其他单位比较多,人员流动性大,这样的话,一个能够满足「时间跨度和空间跨度」的文件体系,可以节约大量的人力成本。

03-变,才是永远不变

“人不能两次踏进同一条河流。”但文件管理,适时的迭代是非常有必要。

在过去,很少思考文件要做「有效的沉淀」,关于文件保存到电脑之后,要么不去管,要么就管的彻底,其实,两者并不可取。

  • 对于重要的文件,要天天看,天天用,不然就会不深刻
  • 对于一般的文件,当前用不到的时候,就放入「000 – 收件箱Inbox」这个文件夹
  • 对于已经完成的项目文件,就放入「500 – 存档共享CDGX」这个文件夹

文件,当挖掘到它的价值的时候:不是负担,而是宝藏。

文件管理没有一劳永逸,文件夹的命名更是如此。即便文件没有变化,人的需求也在变化,文件夹命名自然就会变化。

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