云端同步软件坚果云推荐行动管理APP-XMind

之前写了一篇“用思维导图管理每日行动计划”说明了如何藉由思维导图的软件，建立一个每日行动计划的标准模版，运用FAST原则，云端同步在电脑、平板、手机之中，帮助我们处理每天的大小事情。

写出文章后，也有许多朋友感兴趣，有的转贴分享文章，有的来索取范本，这几天，细细思索，决定要根据不同的工具一一写好文章，这篇文章就是用免费的XMind来管理每日行动计划，还请参考。

1、XMind优点

XMind有三个很大的优点：

首先，他是免费的，随时可以下载，虽然不用钱，但是功能一点都不打折，他提供Pro版本（收费才能长久更新），目前每日行动计划不需要用到Pro版本也能顺利使用，因此很适合团队中共同使用。

其次，他是中文的，并且有完善的中文说明，上手难度降低，这对很多人来说是一大福音。

最后，他有PC及MAC版本，所以说是个跨平台的软件。而移动设备的解决方案，目前他们在努力中，要等一下。目前可以用第三方应用来对接，我们后面会讲到。

2、每日行动计划

接着讨论的是何谓“每日行动计划”？

每天的工作，要面对大大小小的事情，大的是青蛙，小的就是蝌蚪，最重要的是“先吃掉青蛙”，接着尽量把蝌蚪吃光，这样就是我们一天能做到最好的状况。

我把每日行动计划放到XMind之中，，有六条主要分支，能够帮助每天工作效率能够更加FAST。（下面的图案出自苹果系统的绘文字）

🐸F Frog，也就是青蛙，每天列出最重要的事情作为青蛙，不要太多（最好不要超过三只），这一天就是要把这些青蛙向前推进，最好全部吃完。

☑A Action List，也就是蝌蚪（小事情的意思），就是一个动作可以完成的行动，除了青蛙，还有蝌蚪，这里放几只需要优先处理的蝌蚪，在处理青蛙完的空档，就可以吃掉蝌蚪。

XMind本身是思维导图软件，因此有时可以对行动又加以细分，切成更加小块，更加容易执行。我目前称之谓“蛙细胞”，一件事情，后面也又有许多细节支持，才能做得更好，例如要和女朋友求婚，虽然当下是几分钟的事情，但是之前可以要费许多的心力及规划。

📂S Slice/Support，大只青蛙要切（Slice）成一块块吃，困难的青蛙，有时需要一写支援资料（Support）才能顺利吃完。

复杂的青蛙，我会用XMind的思维导图方法加以细分（Slice）更小的行动，或加上要执行的补充资料(Support)，让青蛙更加容易吞下去。 我觉得XMind就像是一个解剖青蛙的手术台，拆解成合适的大小，让我们一部分一部分地处理。

⌚️T Time，代表和时间有关的事情，通常就是行事历和备忘，由于在电脑上面工作，需要从检查行事历（有约会起始时间及结束时间），或备忘（有结束时间），并且设定闹钟，事前提醒自己。

📥inbox 收件匣，这是GTD的概念，拿来放等一下（Defer）才需要处理的行动，这样行动清单只要放很少量的事情。

除此之外，如有临时插入的事情，我也放在此处，专注先吃重要的青蛙。

已完成行动，如果行动完成，就搬移到此处。

也就是说每天会有一张每日行动计划的XMind思维导图，分成六个大分支，青蛙(Frog)、蝌蚪(Action)、Slice/Support、Time，inbox及已完成行动，整日的事情就用这张思维导图来掌控。

3、行动的基本介绍

用软件来管理每日行动，就要善用软件的功能，XMind提供了美丽的图标，除了让思维导图更加美丽，也能做筛选（Filter）的工作，让每日行动计划更加高效。

每日行动计划，当然就是要管理好每天的“行动”，当我们想到事情的时候，其实是杂事的状况，没办法立刻行动。

例如：看到之前写的两个字“轮胎”，其实会莫名其妙，想想才知道是早上骑摩托车到公司时，发现轮胎没气，当时赶着上班打卡，来不及修理。思考一下，觉得下一步行动是“打电话给机车行老板请他来修理”。

首先，要学会写行动的叙述，一个行动应该要有动词（刚才的例子是“打电话”给机车行老板），而且自己看了这个叙述后，就能够知道预期完成的结果（摩托车轮胎修好，能够今天下班顺利骑回家）。

接着，由于XMind是个数位思维导图软件 ，还可以帮行动叙述加上三种图标标签，让整个每日行动计划更加美丽即直觉，让我们专注处理当下最重要的事情。

1. 重要性，用红色的优先次序“1”图标来代表，说明目前正专注在吃的青蛙或者蝌蚪（行动）。
2. 完成行动？XMind是用Microsoft Project进度管理的角度来看工作，我们用两个图标，一个是任务开始（0%）代表还没有完成的行动，一个是任务完成（100%）代表已经完成的行动。
3. 行事历与提醒，可以拖入行事历及提醒事项，让我们知道几点几分那件事情即将发生或切换。

加上这些图标、行事历及提醒事项，每日行动计划就成为每日工作的仪表板，告诉我们事情做到哪里了，还有哪些工作还没有完成。

4、汇出及汇入

当做好每日行动计划，也希望电脑做的思维导图，在外出移动时也能够使用得到。那就要靠将思维导图同步云端，再从云端传送到移动设备上，以下是XMind设定上云端详细步骤。

首先要设定的是云端硬盘，可以用Dropbox或坚果云这些服务，将XMind每日行动计划档案同步到云端。

其次是设定手机或平板上面的App，iOS我推荐使用iThoughts，这个App拥有和XMind几乎80%一致的功能，让我们在iPhone及iPad都可以顺利使用每日行动计划。安卓手机有人建议使用Mindjet的App，但是我还没有尝试过。（也请安卓用户推荐）

这样一来，每日行动计划就可以随身带走，只要电脑上的每日行动计划更改，手机上面打开的每日行动计划即时同步，对于要外出工作的人非常好用，达到移动办公的功效。

5、小巧功能

我为每日行动计划设计了一些小巧的功能，让大家使用起来更加愉快。

绘文字：六个主要分支其中五个，我用了苹果电脑的绘文字，目前在Mac系统上面都可以通用（PC的朋友请回报效果如何）。

Filter：XMind提供了Filter功能，可惜的是只能高亮标题（topic）。

下钻一层：这个功能非常好用，在Action list、inbox、已完成行动三个分支都可以使用，让我们可以专注在分之内的行动。

快捷键：XMind在偏好设定中可以自定义快捷键，让一些功能更加便利使用，以下是我常用的快捷键：

F2, space 编辑标题

Tab 下一层增加主题

Return 同一层增加主题

9 （自订） 全部打开

0 （自订） 全部收合

cmd+1 （自订） 优先次序1

cmd+2 （自订） 任务开始

cmd+3 （自订） 任务完成

cmd+= 放大

cmd+- 缩小

F6 下钻

以上就是跟大家分享如何用免费的思维导图软件XMind来管理每日行动计划，希望大家可以积极尝试，行动起来。